Theo quan sát của các chuyên gia trong ngành, việc xử lý thanh toán và chứng từ chậm trễ đang làm tăng thêm chi phí hoạt động của ngành vận tải, mức tối thiểu là 25 đô la Mỹ/container tính riêng cho khoảng 50% số container đã chất hàng và bắt đầu hành trình.
Tuy nhiên, một số chủ hàng và người giao nhận tin rằng hệ thống thanh toán điện tử có lợi cho các hãng tàu, những người có thể sử dụng hệ thống này để tính phí thanh toán chậm, thêm một nguồn thu nhỏ khác trong tổng thu nhập của họ.
Theo số liệu Thống kê Thương mại Container tính toán có khoảng 173 triệu container được vận chuyển mỗi năm, nếu sử dụng chứng từ bằng giấy thì số tài liệu được lưu chuyển trên toàn cầu này khi xếp thành chồng có thể kéo dài tới 3-4 km.
Liji Nowal, Người sáng lập kiêm Giám đốc điều hành của Công ty hỗ trợ tài liệu trực tuyến ODeX, cho biết: “Lượng dữ liệu khổng lồ được lưu chuyển giữa các bên không phải là một phần của hợp đồng ban đầu, có nghĩa là các hãng vận tải thậm chí không thể định danh được bên nào không có trong vận đơn của mình”.
Kết quả là, ngay cả việc thanh toán hóa đơn 10 đô la Mỹ cũng có thể khiến lô hàng bị trì hoãn vài ngày, làm tăng thêm chi phí thông quan hay việc tích lũy phí lưu giữ và lưu bãi.
Tại Hoa Kỳ, quy trình thanh toán và thông quan, nhận hàng có thể mất tới 03 ngày và thêm 01 ngày nữa để thông quan chứng từ, điều đó có nghĩa là phải mất tới 04 ngày cho thời gian lưu trữ miễn phí.
Theo ông Nowal, sự chậm trễ này có thể khiến khoảng 50% tổng số container được vận chuyển phải trả thêm phí bổ sung và chi phí vận chuyển, chuyển phát nhanh cộng với phí trả chậm và lưu bãi (Demurrage & Detention Charges,D&D) có nghĩa là ước tính khoảng 50% số container chở hàng đã chất hàng trên thế giới sẽ phải chịu thêm phí khoảng 25-30 đô la Mỹ/container
Trao đổi tài liệu trực tuyến được viết tắt là ODeX, cung cấp hóa đơn điện tử, thanh toán an toàn và lệnh giao hàng. Nhưng ông Nowal cho biết Công ty muốn tiếp tục là một tổ chức hỗ trợ điện tử và sẽ không bao giờ chuyển sang lĩnh vực giao nhận vận tải.
Theo Nowal, từ một cuộc khảo sát toàn cầu của OdeX vào năm 2015, ban đầu được thực hiện để hỗ trợ các nhà xuất khẩu Ấn Độ, cho thấy khoảng 50% đến 75% các giám đốc điều hành đã gặp phải tình trạng chậm trễ trong khâu Logistics nguyên nhân do tắc nghẽn tài liệu.
Công ty này sử dụng Amazon Web Services để xử lý các giao dịch mang lại hiệu quả cao trong việc bảo mật cho những người dùng dịch vụ của mình, đồng thời cũng tuyên bố rằng các tài liệu trong hệ thống của họ chỉ hiển thị đối với những người được yêu cầu kiểm tra các giấy tờ cụ thể.
ODeX hiện đang hoạt động tại 11 quốc gia trên khắp Trung Đông, Châu Phi, Đông Nam Á, Ấn Độ và gần đây nhất vào mùa thu năm ngoái, đã có thêm Hoa Kỳ vào danh sách của mình.
Các chủ hàng bị chia rẽ về vấn đề này, một nhóm người nói rằng họ gặp một số vấn đề với chứng từ điện tử hoặc thậm chí là chứng từ giấy, một nhóm người khác nói rằng vận đơn có thể phải thương lượng vì nó có thể gây ra sự chậm trễ do phát sinh nhiều hoạt động chuyển phát nhanh khi người gửi hàng, thường là hàng rời, bán hàng trong thời gian vận chuyển và điều đó có nghĩa là phải thay đổi điểm đến.
Những người nhận hàng mới trong tình huống này sẽ cần giải phóng hàng và điều đó có nghĩa là phải giữ lại 03 vận đơn gốc, việc này có thể mất thời gian và sẽ làm tăng chi phí.
Người gửi hàng thứ ba, một công ty giao nhận vận tải, chỉ ra rằng chứng từ điện tử mang lại lợi ích nhiều nhất cho các hãng tàu. “Ví dụ, tôi phải trả tiền cho Hapag trong vòng 03 ngày kể từ ngày tàu khởi hành. Nếu tôi không thanh toán qua hệ thống thanh toán điện tử, họ có thể đưa ra hình phạt thanh toán chậm”.
Số tiền này có thể lên tới 50 đô la Mỹ trong vòng 03 ngày đầu tiên sau khi hết hạn nộp hồ sơ và 50 đô la Mỹ tiếp theo cho khoảng thời gian 07 ngày tiếp theo, v.v.
Với hệ thống chứng từ bản cứng (bằng giấy), các hãng vận tải sẽ không phát hành vận đơn cho đến khi hóa đơn được thanh toán. Telex sẽ giải phóng giấy tờ, cước phí được trả trước và người nhận hàng - người không nhận được tín dụng - sẽ bị lập hóa đơn và phải thanh toán hóa đơn này trong vòng một tuần. Sau đó, người giao nhận sẽ sắp xếp việc vận chuyển mà không phải thanh toán chậm.
Người giao nhận cho biết: “Không có tín dụng và không có phí thanh toán chậm trong hệ thống này”.